Gravity Forms File Renamer

Si recibes documentos por formulario y los archivos llegan como IMG_4032.jpg, esto es para ti

Alguien sube su DNI escaneado, un currículum o una factura, y en el servidor aparece como "scan(2)-final.pdf". Cuando llegan decenas de envíos, encontrar el archivo de una persona concreta se convierte en abrir uno por uno. Gravity Forms File Renamer resuelve justo eso: pone nombre a cada archivo según una plantilla en cuanto se envía el formulario.

Te sirve si ya usas Gravity Forms y recibes documentos de forma recurrente, por ejemplo en formularios legales o de RR. HH. No te sirve si todavía no tienes Gravity Forms, porque es un complemento que no funciona solo. Tampoco si necesitas incluir el ID de la entrada o del post en un archivo de una forma que el plugin no permite (más abajo, los límites concretos).

Una plantilla de nombre con datos reales del envío

En el campo de subida, dentro de la pestaña Perks, escribes una plantilla combinando texto fijo y merge tags. Puedes meter el nombre y apellido que la persona rellenó en el formulario, el ID de la entrada o cualquier otro valor del envío. El resultado es un nombre que alguien de tu equipo reconoce sin abrir el archivo.

Algunas etiquetas propias del plugin:

• {filename}: devuelve el nombre original, útil para conservarlo y añadir texto antes o después (por ejemplo {filename}-revisado).
• {dedup}: controla en qué parte del nombre se coloca el número cuando dos archivos coinciden. El plugin ya gestiona los duplicados solo; esta etiqueta decide dónde va el número.
• {i}: numera los archivos según el orden de subida. Funciona mejor en campos de subida múltiple y con nombres únicos por entrada, por ejemplo incluyendo el ID de la entrada. No se combina con {dedup}.

Carpetas por envío con una simple barra

Si pones una barra (/) en la plantilla, lo que va antes se convierte en una subcarpeta. Con algo como {entry_id}/{filename}, todos los archivos de un mismo envío quedan agrupados en una carpeta con el ID de la entrada.

También sirve para crear nombres de archivo de medios optimizados para SEO.

Dónde actúa File Renamer y con qué se lleva bien

Funciona en los campos de subida de archivo, de subida múltiple y de imagen de entrada (Post Image) de Gravity Forms. Admite cualquier idioma o conjunto de caracteres en los nombres.

Se integra con otros complementos de Gravity Wiz:

• File Upload Pro: renombra al enviar el formulario. Si usas {i}, la persona puede ordenar sus archivos y ese orden marca la numeración.
• Unique ID: insertas su merge tag en la plantilla y obtienes números secuenciales o identificadores alfanuméricos únicos en el nombre.
• Media Library: los archivos se renombran antes de entrar a la biblioteca de medios, así que allí ya aparecen con el nombre de tu plantilla.

Para ajustes más finos existe el hook gpfr_filename, que permite una plantilla global para todos los formularios o limitada a un formulario o campo concreto. Eso exige tocar código, igual que los ajustes tipo pasar todo a minúsculas o quitar espacios y guiones.

Límites que conviene saber antes de montar el flujo

• No puedes incluir el ID del post en el nombre: los posts se crean después de renombrar los archivos.
• Los archivos se suben primero y se renombran después. Si ya había archivos subidos antes de activar el plugin, Gravity Forms puede haber cambiado algunos nombres para evitar duplicados antes de que File Renamer actúe.
• Las rutas personalizadas de carpeta no funcionan junto con el complemento Media Library.
• El renombrado no es retroactivo sobre lo que ya tengas guardado.

Preguntas frecuentes

¿Funciona sin Gravity Forms?

No. Es un complemento de Gravity Forms y actúa sobre sus campos de subida.

¿Puedo conservar el nombre original y solo añadir algo?

Sí. Pon {filename} en la plantilla y añade el texto antes o después.

¿Qué pasa si dos personas suben un archivo con el mismo nombre?

El plugin gestiona los duplicados automáticamente. Con {dedup} decides dónde aparece el número que los diferencia.

¿Puedo aplicar la misma plantilla a todos mis formularios?

Sí, mediante el hook gpfr_filename, aunque requiere añadir un fragmento de código.

¿Sirve para organizar los archivos en carpetas?

Sí, usando una barra en la plantilla, por ejemplo con el ID de la entrada como nombre de carpeta.