WooCommerce Attach Me!

Hay pedidos que no terminan con el envío: terminan con un documento

Es un caso que WooCommerce no contempla de fábrica y que aparece en más negocios de los que parece.

Una imprenta tiene que mandar la prueba de color para que el cliente la apruebe antes de tirar mil folletos. Un taller entrega el certificado de la reparación. Un fabricante manda la ficha técnica y la declaración de conformidad. Un fotógrafo entrega el contrato firmado. Una tienda de maquinaria adjunta el manual y la garantía sellada.

Todo eso acaba resolviéndose por correo desde una cuenta personal, con el archivo perdido en un hilo de veinte mensajes y sin forma de saber qué se mandó a quién. WooCommerce Attach Me! lleva esos archivos al pedido, que es donde deberían estar.

Qué hace

• Adjunta archivos a un pedido concreto desde el escritorio.
• Admite cualquier tipo de contenido: imágenes, documentos, vídeos, pruebas y lo que necesites, sin limitaciones de formato.
• Deja el archivo asociado al pedido, así que queda registrado quién recibió qué.

Por qué el pedido es el sitio correcto y el correo no

Merece la pena explicarlo porque el cambio parece menor y no lo es.

El archivo no se pierde. Dentro de seis meses, cuando el cliente reclame que la prueba que aprobó era otra, el documento está en el pedido con su fecha. En un hilo de correo, suerte.

Cualquiera de tu equipo lo encuentra. No depende de que la persona que lo mandó esté hoy trabajando o siga en la empresa.

El cliente sabe dónde mirar. Su cuenta y su pedido, siempre el mismo sitio, en vez de buscar un correo de hace tres semanas.

Se acabaron los límites de tamaño del correo. Un archivo de imprenta de cuarenta megas no pasa por casi ningún servidor de correo, y ahí empieza el baile de servicios de transferencia que caducan a los siete días.

Dos cosas que conviene tener claras

No es una tienda de descargables. Si lo que vendes es el archivo (una plantilla, un libro digital, música), eso lo hace WooCommerce de serie con el tipo de producto descargable, con sus límites de descarga y caducidad. Este plugin es para lo contrario: pedidos físicos o de servicio a los que hay que añadir documentación después.

Los archivos son datos. Un contrato firmado, un certificado o una prueba con los datos del cliente están sujetos a las mismas obligaciones que el resto: quién accede, cuánto se conservan y qué pasa cuando el cliente pide que se borre. Vale la pena decidir el plazo de conservación antes de acumular tres años de documentos.

Requisitos

Necesita WordPress y WooCommerce. Con archivos grandes hay que revisar los límites de subida del servidor, que es donde suele aparecer el primer problema.

Alternativas en el catálogo

Si el archivo que necesitas adjuntar es una factura o un albarán, no hace falta hacerlo a mano: WooCommerce PDF Invoices los genera y los manda solo con cada pedido.

Si lo que quieres es generar documentos a medida a partir de los datos del pedido o de un formulario, E2Pdf monta la plantilla y la rellena, que es bastante más práctico que redactar cada certificado.

Y si el archivo va en la otra dirección, del cliente hacia ti (una foto para personalizar, un logotipo para imprimir, un documento de identidad para un trámite), eso es Customer Upload Files for WooCommerce.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipos de archivo admite?
Imágenes, documentos, vídeos y en general cualquier contenido, sin limitación de formato.

¿Sirve para vender productos descargables?
No hace falta. Eso lo hace WooCommerce de serie con el tipo de producto descargable.

¿El cliente ve el archivo en su cuenta?
Sí, queda asociado a su pedido, que es la ventaja frente a mandarlo por correo.

¿Y si el archivo es muy grande?
Hay que revisar los límites de subida del servidor. Es el primer obstáculo habitual.

¿Puede subir archivos el cliente?
Va en la dirección contraria. Para eso hay plugins específicos de subida por parte del cliente.

¿Cuánto tiempo debo guardarlos?
Conviene decidirlo antes de acumularlos, porque son datos del cliente con sus obligaciones.