GetPaid For Gravity Forms

Cada envío del formulario puede dejar un cliente nuevo en tu lista

Alguien te pide un presupuesto desde la web. Lees el correo, copias su nombre y sus datos a GetPaid, creas el documento y lo envías. El mensaje ya contenía casi todo, y aun así lo tecleas otra vez.

Este complemento une las dos partes: al enviar un formulario de Gravity Forms se genera un presupuesto o una factura en GetPaid. Si el correo no pertenece a ningún cliente o usuario, crea uno nuevo con esa dirección. Eso cambia la naturaleza del formulario: deja de ser un buzón y pasa a ser una puerta de entrada a tu lista de clientes. Un envío de un robot o una dirección mal escrita ya no se queda en un correo que borras; también puede dejar un documento y un cliente en GetPaid. Por eso conviene pensar en el filtro antispam y en las condiciones del envío tanto como en los campos.

Feeds que convierten cada entrada en un documento

El trabajo se organiza en feeds, que son reglas ligadas a cada formulario y se ejecutan cuando alguien lo envía:

• Tipo de documento: cada feed genera un presupuesto o una factura.
• Mapeo de campos: relacionas los campos del formulario con los de GetPaid. También se pueden llevar valores como el ID de la entrada o la fecha.
• Condiciones: con Enable Condition, el feed solo se ejecuta si se cumplen algunas o todas las condiciones que definas.

Las condiciones permiten que no todo envío acabe en un documento. Por ejemplo, un feed puede ejecutarse solo cuando el campo de tamaño del negocio es mayor que 100. Con esa lógica puedes reservar el presupuesto para las peticiones que cumplan tu criterio y dejar el resto como una entrada normal de Gravity Forms.

Un campo obligatorio y once opcionales

El correo del cliente es el único campo obligatorio. Los opcionales son nombre del cliente, nombre de pila, apellidos, sitio web, nombre de la empresa, dirección, ciudad, país, código postal, teléfono y descripción.

Que baste el correo no significa que convenga pedir solo eso. Si después vas a preparar el documento, cada dato que no preguntas es un mensaje más que tendrás que escribir. Descripción es el campo donde el visitante puede contarte qué necesita.

El precio se pone después, no en el formulario

El formulario crea la solicitud. Entre los campos que recoge no hay productos ni precios: después, el administrador añade las partidas al presupuesto o a la factura y lo envía al cliente para que lo acepte o directamente para que pague. Con el complemento de presupuestos, el presupuesto se convierte de forma automática en factura cuando el cliente lo acepta.

Para vender productos con precio cerrado y cobrar al momento, este no es el recorrido: aquí alguien añade después las partidas del documento.

Tres plugins y un feed para empezar

Además de este complemento necesitas GetPaid, el complemento de presupuestos de GetPaid y Gravity Forms. Con los tres activos, sigue este orden:

1. Crea en Gravity Forms el formulario de solicitud, con al menos el campo de correo.
2. Abre los ajustes de ese formulario y entra en la sección de GetPaid.
3. Añade un feed, ponle nombre y elige presupuesto o factura.
4. Relaciona los campos del formulario con los de GetPaid.
5. Activa una condición si no quieres procesar todos los envíos.
6. Envía una prueba, completa las partidas del documento y revísalo antes de abrir el formulario al público.

Antispam y piezas para rematar el circuito

Como cada envío puede crear registros, el filtro va primero. Gravity Forms Cloudflare Turnstile verifica en segundo plano sin acertijos, y Gravity Forms Akismet Addon comprueba cada envío contra Akismet.

Para que el documento salga como archivo, PDF Invoices genera el PDF de las facturas de GetPaid. Si vendes con WooCommerce y quieres cambiar el botón de compra por una petición de presupuesto, YITH WooCommerce Request a Quote parte de la tienda y no de un formulario.

Clientes y partidas en cada envío

¿Qué necesita el formulario como mínimo?

Un campo de correo. Es el único requerido para crear la factura o el presupuesto.

¿Se duplican los clientes que ya existen?

El alta automática se da cuando el correo no está vinculado a ningún cliente o usuario.

¿Se pueden traer las partidas desde el formulario?

El recorrido previsto es añadirlas después, desde el documento, antes de enviarlo al cliente.

¿Qué pasa cuando el cliente acepta un presupuesto?

Se convierte automáticamente en factura.