EventON - RSVP Events Invitees

En un evento privado, quien no responde es asunto tuyo

Preparas una cena para clientes y solo quieres en la sala a las personas que elegiste. Publicas el evento con confirmación abierta y empiezan a llegar nombres que no esperabas. Lo cierras a mano, escribes correos sueltos y apuntas las respuestas en una hoja. Una semana después, tienes varios nombres sin contestar y no recuerdas a quién escribiste dos veces.

En un evento abierto, la gente viene a ti; en uno por invitación, el siguiente paso con cada persona te toca a ti. El silencio de un invitado se convierte en una tarea tuya, y conviene verla en el mismo lugar donde está el evento.

RSVP Events Invitees añade a EventON eventos solo por invitación. Limita las confirmaciones a las personas invitadas mediante enlaces únicos y reúne en la edición del evento la lista, el estado de cada asistente y los mensajes. Es un complemento: funciona junto con EventON y con RSVP Events.

La lista de invitados vive dentro de cada evento

Desde la edición del evento en wp-admin, el gestor de invitados concentra el trabajo diario:

• Invitar: das de alta a cada persona y se genera su enlace único de invitación.
• Enviar: el enlace puede salir por correo o por mensajes públicos o privados.
• Reenviar: repites la invitación desde el panel a quien la necesite.
• Seguir: consultas el estado de asistencia de cada invitado y actualizas sus datos.
• Completar: en la pantalla de cada invitación puedes cambiar algunos datos y añadir información adicional.
• Revisar: un botón muestra una vista previa del correo de invitación.

Dos caminos para que el invitado conteste

La persona puede confirmar desde el propio correo, sin buscar el evento por su cuenta. Las respuestas a la invitación también están integradas en la sección RSVP de la tarjeta del evento, junto con las demás funciones de confirmación.

Esa misma sección incluye un muro de mensajes para comunicarse con los asistentes invitados. Desde el panel puedes escribir a una persona o a toda la lista, lo que sirve para avisar de un cambio de sala o pedir un dato a un solo invitado sin salir del evento.

Piezas y tareas que quedan fuera del complemento

• No funciona solo. Sin EventON y sin RSVP Events no hay nada sobre lo que actuar.
• La restricción recae en las confirmaciones. Prueba con una ventana privada qué ve del evento alguien sin invitación antes de publicar datos delicados, como una dirección.
• Entre sus funciones no hay cobro. Si la asistencia se paga, la venta de entradas corresponde a Event Tickets.
• Los recordatorios automáticos son aparte. Los envía el complemento Reminders.
• El diseño del correo se edita en una plantilla. Cambiarlo pide copiar un archivo a tu tema, y esa copia queda en el tema activo.

Puesta en marcha sobre EventON y RSVP Events

Con EventON y RSVP Events ya activos, el recorrido es este:

1. Instala y activa RSVP Events Invitees.
2. Abre o crea el evento en wp-admin, activa RSVP y guarda los cambios.
3. En los ajustes de RSVP del evento, activa Enable Invitee Only RSVP.
4. Abre RSVP Invitee Manager y pulsa Invite new para añadir invitados.
5. Usa el icono del ojo, en la columna de acciones, para editar una invitación, ver sus mensajes o escribir a esa persona.

Para cambiar el correo, copia invitation_email.php desde la carpeta de plantillas del complemento a eventon/templates/email/rsvp/ dentro de tu tema, y edítalo allí.

Complementos para antes y durante el evento

RSVP Events es la base obligatoria: formulario, plazas y lista de asistentes. Reminders automatiza correos antes y después del evento, aunque no admite eventos repetidos. QR Code añade códigos a las confirmaciones y registra la entrada desde una pantalla. Si en vez de invitar quieres cobrar, Event Tickets vende entradas desde tu sitio.

Organizar con lista cerrada, punto por punto

¿Puede confirmar alguien sin invitación?

Con la opción de invitados activada, las confirmaciones se limitan a las personas invitadas mediante su enlace único.

¿El invitado tiene que entrar en mi web para responder?

Puede responder desde el correo de invitación. La respuesta también está disponible en la sección RSVP de la tarjeta del evento.

¿Puedo escribir a todos los invitados a la vez?

Sí. Puedes dirigirte a cada persona o a toda la lista de asistentes.

¿Se puede volver a enviar una invitación?

Sí, se reenvía desde el panel.

¿Puedo cambiar el texto del correo?

Sí, editando una copia de su plantilla dentro de tu tema.