Gravity Flow – Folders Extension

Una carpeta de entradas es un permiso antes que un orden

Una solicitud pasa por tres revisores y termina aprobada. Quien tiene que consultarla después, un responsable de área o alguien de auditoría, no es administrador ni la persona que envió el formulario, y no debería recorrer todas las entradas del flujo para encontrarla.

En Gravity Flow Folders, quien tiene acceso a una carpeta tiene acceso a todas las entradas que contiene, así que armar una carpeta equivale a conceder una vista de esas entradas, no solo a ordenarlas.

Folders es una extensión de Gravity Flow que agrupa las entradas del flujo en carpetas, con criterios lógicos o arbitrarios. Las carpetas se ven en el administrador y en el sitio mediante un shortcode, y cada una abre una lista parecida a la página de estado.

Qué hace con las entradas

• Carpetas con visibilidad propia: se crean en Workflow, Settings, Folders, con los botones de más y menos, y se asignan a todos los usuarios, a usuarios concretos o a roles.
• Paso Add to Folder: mete la entrada en una o varias carpetas cuando el flujo llega a él. Si la carpeta no existe, el paso puede crearla, visible para todos los usuarios, y la crea una sola vez.
• Paso Remove from Folder: la entrada permanece en la carpeta hasta que este paso la saca.
• Acciones de administrador: añadir o quitar entradas a mano desde su página de detalle, con la capacidad gravityflow_workflow_detail_admin_actions.
• Línea de tiempo: cada alta y cada baja queda reflejada en la línea de tiempo de la entrada.
• Vista de todos los usuarios: quien tenga la capacidad gravityflowfolders_user_admin ve las carpetas y entradas de cada usuario desde el menú Usuarios.

En el sitio, el shortcode [gravityflow page="folders"] muestra las carpetas a las que el usuario actual tiene acceso. Con el atributo folder, que acepta el identificador o el nombre, enseña una carpeta concreta. Está construido sobre el shortcode de estado, así que sus atributos también valen, y la lista de cada carpeta se filtra por formulario y por valores de campos.

La carpeta de quien revisa después

Una carpeta visible solo para un rol, por ejemplo el de quien consulta las solicitudes aprobadas. Al final del flujo de aprobación, un paso Add to Folder que la use, y el shortcode con el atributo folder insertado en una página. Es una configuración de partida; modifícala si tu caso es otro.

Quién ve qué, y cuándo entra cada entrada

• Cualquier usuario con acceso a la carpeta accede a todas las entradas de su interior.
• Las entradas entran en una carpeta solo cuando se activa el paso o la acción de administrador, y permanecen hasta que se retiran.
• Para ver y gestionar carpetas desde el administrador y asignar entradas a mano hacen falta las capacidades indicadas arriba.
• Es una extensión: no funciona sin Gravity Flow ni sin Gravity Forms.

Instalar y crear la primera carpeta

Necesitas Gravity Flow y Gravity Forms activos. Para empezar:

1. Instala la extensión con el instalador de WordPress y actívala.
2. Abre Workflow, Settings, Folders y crea una carpeta con la visibilidad que necesites.
3. En el flujo de trabajo del formulario, añade un paso Add to Folder y elige la carpeta.
4. Pon el shortcode en una página.

Publicar entradas en la web

Si lo que necesitas es publicar entradas de Gravity Forms en la web, en el catálogo también están GravityView y GravityView Featured Entries.

Entradas y carpetas, pregunta por pregunta

¿Una entrada puede estar en varias carpetas?

Sí. Se puede añadir a varias, con el paso Add to Folder o con las acciones de administrador.

¿Qué pasa si el paso se ejecuta otra vez?

La carpeta se crea una sola vez. En las siguientes ejecuciones el paso solo añade la entrada actual.

¿Una entrada se queda en la carpeta para siempre?

Hasta que la retira el paso Remove from Folder o una acción de administrador.

¿Se puede enseñar una sola carpeta en una página?

Sí. Se añade el atributo folder al shortcode, con el identificador o el nombre de la carpeta.